Règlement intérieur

Pour faire partie de l’association, il faut s’acquitter du montant annuel de l’adhésion défini par l’article 2 du présent règlement. L’adhésion est validée dès réception du paiement et de la fiche d’adhésion complétée.

Le Conseil d’Administration établit un compte-rendu des nouvelles inscriptions à chacune de ses séances. Le Secrétaire tient à jour le registre des adhérents.

L’adhésion annuelle est valable pour une période de douze mois, de date à date. Elle est fixée de la manière suivante :

Une donation libre, supérieure au montant prévu, est possible pour l’ensemble des catégories. Un reçu fiscal est émis pour tout don supérieur au montant de la cotisation.

Dans le cadre des adhésions famille, chaque personne physique doit être adhérente individuellement et disposer d’un bulletin d’adhésion à son nom. Les enfants mineurs de moins de 15 ans doivent être accompagnés d’un parent ou d’une personne responsable lors de leur participation aux activités.

Les adhérents de l’association peuvent se voir reconnaître des rôles spécifiques, permanents ou temporaires, sur décision du Conseil d’Administration.

Toute personne physique s’étant acquittée de sa cotisation annuelle. Le membre adhérent bénéficie de l’accès aux clubs ludiques, aux événements et du droit de vote en assemblée générale.

L’Ambassadeur est un membre engagé qui représente activement l’association. Ses missions :

• Promotion : faire connaître Ludificio dans son réseau social, professionnel et communautaire
• Recrutement : encourager de nouveaux membres à adhérer
• Animation : participer activement aux sessions de jeux, clubs et événements
• Relais : transmettre au CA les retours, suggestions et préoccupations des membres
• Partenariats locaux : explorer les collaborations avec associations, entreprises et institutions du territoire
• Représentation : représenter Ludificio lors d’événements externes (festivals, salons, conventions)
• Formation : suivre au minimum 1 formation par an pour être éligible aux interventions externes rémunérées

Les interventions externes peuvent être bénévoles ou rémunérées selon la nature de la demande. La rémunération est assurée via le Chèque Emploi Associatif (CEA) au taux horaire fixé par le Conseil d’Administration.

L’association encourage le développement d’associations affiliées sur l’ensemble du territoire national, afin de fédérer une communauté de joueurs autour d’une identité commune, d’un fonctionnement équivalent et de ressources mutualisées.

L’association propose un pack juridique, administratif et de communication. En contrepartie, l’association affiliée s’engage à intégrer la mention « LUDIFICIO » suivie du territoire dans sa dénomination et sur tous ses supports de communication.

Les personnes morales publiques ou privées peuvent adhérer et soutenir le développement de l’association via une adhésion spécifique négociée avec le Conseil d’Administration.

La qualité de membre bienfaiteur est accordée par le Conseil d’Administration aux personnes physiques ou morales ayant rendu des services signalés à l’association ou ayant effectué un don significatif. Le membre bienfaiteur dispose du droit de vote en assemblée générale.

La qualité de membre d’honneur est décernée par l’Assemblée Générale, sur proposition du CA, à des personnes ayant apporté une contribution exceptionnelle à l’objet de l’association. Les membres d’honneur sont dispensés de cotisation et disposent du droit de vote.

Les clubs ludiques sont des espaces d’animation réguliers ouverts aux adhérents et au public, créés en partenariat avec les collectivités territoriales (communes, intercommunalités).

Chaque club ludique fonctionne selon les principes suivants :

• Fréquence : 1 à 4 sessions par semaine, selon la convention avec la collectivité d’accueil
• Encadrement : chaque session est encadrée par au moins un ambassadeur ou un bénévole formé
• Accès : ouvert à tous les adhérents de l’association. Le public non-adhérent peut participer à une session d’essai gratuite
• Ludothèque : chaque club dispose d’un fonds de jeux propriété de l’association, géré par le responsable de club
• Responsable de club : un ambassadeur désigné par le CA, responsable de l’animation, de la gestion du matériel et du lien avec la collectivité d’accueil

La section eSport est placée sous la responsabilité d’un référent eSport désigné par le Conseil d’Administration.

Le référent eSport est chargé de :

• Organisation : planifier et coordonner les sessions de jeu, tournois et événements eSport
• Matériel : gérer l’inventaire du matériel informatique et vidéoludique de l’association
• Encadrement des mineurs : veiller au respect des règles PEGI et au contrôle parental lors des sessions impliquant des joueurs mineurs
• Rapport : rendre compte de l’activité de la section au CA au moins une fois par trimestre

Les règles suivantes s’appliquent à toutes les activités eSport de l’association :

1. a)Les jeux proposés doivent respecter la classification PEGI adaptée à l’âge des participants présents ;
2. b)Les sessions sont limitées à 2 heures consécutives pour les joueurs de moins de 16 ans, avec une pause obligatoire de 15 minutes ;
3. c)Tout comportement toxique (harcèlement, insultes, triche) entraîne une exclusion immédiate de la session et peut faire l’objet d’une sanction par le CA ;
4. d)L’usage de casques VR est interdit aux enfants de moins de 12 ans, conformément aux recommandations des fabricants ;
5. e)Les paris et mises d’argent sont strictement interdits.

L’association organise des événements ludiques (festivals, conventions, soirées jeux, tournois) dans le cadre de son objet social.

Chaque événement fait l’objet d’un budget prévisionnel validé par le CA. Le responsable de l’événement rend compte du bilan financier et moral au CA dans le mois suivant l’événement.

Les éditeurs, distributeurs et professionnels du jeu participant aux événements de l’association le font dans le cadre d’une fiche exposant définissant les conditions de participation, les tarifs et les engagements réciproques.

Les dons de jeux effectués par les exposants font l’objet d’un reçu fiscal (Cerfa 11580) valorisé au prix public TTC, conformément à l’article 238 bis du Code général des impôts.

L’association peut mettre en relation les exposants avec un vendeur professionnel indépendant pour la vente de jeux en dépôt-vente lors des événements.

L’association n’est pas partie prenante de la transaction commerciale. Une convention de dépôt-vente est signée directement entre l’éditeur et le vendeur indépendant.

Peuvent assister aux assemblées générales l’ensemble des personnes physiques ou morales adhérentes à l’association. Les membres présents votent à main levée. Un scrutin secret peut être demandé par le Conseil d’Administration à la majorité relative, ou par la moitié des membres présents.

Si un adhérent ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s’y faire représenter par un autre adhérent, sous réserve d’une procuration écrite transmise au secrétaire. Chaque membre présent ne peut détenir plus de deux pouvoirs en sus du sien, conformément à l’article 10 des statuts.

Les réunions du Conseil d’Administration et, sur décision du CA, les assemblées générales peuvent se tenir par visioconférence. Les participants à distance sont réputés présents pour le calcul du quorum et des majorités.

En application de l’article 15 des statuts, tout membre du CA, du bureau ou toute personne agissant au nom de l’association qui se trouve en situation de conflit d’intérêts, réel ou potentiel, doit :

1. a)Déclarer la situation au Président par écrit dès qu’il en a connaissance ;
2. b)S’abstenir de participer aux délibérations et au vote sur les sujets concernés ;
3. c)Se retirer de la salle (ou de la visioconférence) le temps du débat et du vote.

La mention de l’existence d’un conflit d’intérêts et du retrait du membre concerné est portée au procès-verbal.

L’association Ludificio est un espace de partage, de convivialité et de respect mutuel. Les règles suivantes s’appliquent à toutes les activités :

• Respect des jeux : manipuler les jeux avec soin, ne pas les utiliser en même temps que des denrées alimentaires, vérifier qu’ils sont complets après utilisation
• Boissons et aliments : poser toute boisson en dehors des tables de jeu, consommer les repas en dehors des espaces de jeu
• Fairplay : respecter les règles de chaque jeu, faire preuve de bienveillance envers les partenaires. En cas de désaccord, relire les règles, demander à un bénévole expérimenté, puis le responsable de session tranche en dernier ressort
• Rangement : ranger correctement les jeux après chaque session, vérifier leur intégralité et signaler tout problème
• Comportement : cultiver une ambiance de bonne humeur, être respectueux envers tous les joueurs

En cas d’attitude agressive ou disproportionnée, il sera demandé au joueur de quitter temporairement l’espace de jeu. En cas de récidive, le Conseil d’Administration pourra prononcer un avertissement ou une exclusion, conformément à l’article 9 des statuts.

Les membres élus du bureau et les ambassadeurs mandatés peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions, sur justificatifs et sous réserve d’une décision favorable du CA.

Ces remboursements peuvent être abandonnés au profit d’un don à l’association, ouvrant droit à la réduction d’impôt prévue par l’article 200 du Code général des impôts. Le don est formalisé par un acte signé du Président et du Secrétaire.

L’association peut employer des ambassadeurs pour des missions d’animation professionnelle dans le cadre du Chèque Emploi Associatif (CEA).

Le taux horaire est fixé par le Conseil d’Administration. La rémunération est versée exclusivement via le dispositif CEA.

Les missions rémunérées font l’objet d’un ordre de mission signé par le Président, précisant la nature, le lieu, la durée et la rémunération de l’intervention.

Le présent règlement intérieur est proposé à la modification ou à la reconduction par le Conseil d’Administration auprès de chaque assemblée générale annuelle. Celle-ci le vote à la majorité simple.

En l’absence d’un vote favorable, l’Assemblée Générale procède à la modification du règlement à la majorité des deux tiers.

Le présent règlement intérieur entre en vigueur à compter de son adoption par l’Assemblée Générale. Il annule et remplace le règlement intérieur du 21 décembre 2023.